جستجوی پیشرفته محتویات دیجیتال در سازمان

تصور کنید که شما ۱۰۰ فایل به صورت کاملا سازمان یافته در فولدر ها و زیر فولدر هایی قرار داده اید که برای دسترسی به هر یک نیاز به ۵ یا ۶ کلیک در طول مسیر دارید.شما به این روش می توانید کار کنید چون از سیستم عامل گرافیکی مانند ویندوز استفاده میکنید که جهت ارتباط با اسناد میتوانید طبقه بندی بر اساس فولدرها و زیر فولدر ها و ویژگی های خاص داشته باشید.استفاده از این نوع سیستم ،این امکان را فراهم می آورد که در هر زمان امکان دسترسی به اسناد به راحتی وجود داشته باشد چون آنها را طبقه بندی کرده اید و میتوانید بر اساس آن ویژگیهای خاص فیلتر کنید.در این حالت صحبت در مورد سیستم های شخصی است که شامل صد ها و یا هزاران سند است که به صورت تقریبی محل نگهداری هر یک از روی طبقه بندی آنها مشخص است.

حال دنیای اینترنت را تصور کنید که به عنوان شبکه ای از شبکه های کامپیوتری است که با یکدیگر در ارتباطند.در دنیای اینترنت ،شما فقط به اطلاعات سیستمتان دسترسی ندارید بلکه به همه اسناد و صفحات وبی که روی کامپیوتر ها و سرور هایی که بر روی اینترنت وجود دارند هم دسترسی دارید.اما همانطور که مشخص است طبقه بندی و جستجو ی اطلاعات کاری بسیار پیچیده است زیرا هر کامپیوتر طبقه بندی خاص خودش را دارد و شما با حجم بسیاری از اطلاعات روبرو می شوید که هر یک به روشی مرتب و فهرست بندی شده است.

حالت اول بسیار پیچیده است چون نمی توانیم هر کاربر را به چگونگی طبقه بندی صفحات وب و اسناد به روش مشخص و خاصی اجبار کرد.در حالت دوم جهت پیدا کردن چیزی که احتیاج دارید بایستی به واسطه موتور های جستجو مانند گوگل ،یاهوو یا بینگ ساعت ها در اینترنت جستجو کنید.

حال می خواهیم موضوع اینترانت ها و شبکه های داخلی را مطرح کنیم که هر یک از سازمان ها جهت انجام امور روزمره استفاده میکنند  و اینجا جایی است که واژه جستجوی پیشرفته مطرح می شود و به عنوان یک نقطه میانی شناخته می شود زیرا

• هر دو اطلاعات ساختار یافته و غیر ساختار یافته موجود است

• شما می توانید از سیستم های مرتبط و هماهنگ با یکدیگر جهت طبقه بندی و علامتگذاری اطلاعات استفاده کنید.

• تعداد بسیاری سند ،تهیه شده توسط افراد مختلف وجود دارد که بنابراین نیازمند یک موتور جستجوی کارا می باشد.

در این زمان است که قابلیت جستجوی شیرپوینت به عنوان ساختاری برای همکاری جهت اجرای یک موتور جستجوی قدرتمند در سازمان مطرح می شود.نسخه های مختلف شیر پوینت دارای قابلیت های مختلفی جهت جستجو میباشد که در زیر به بررسی هر یک می پردازیم :

قابلیت جستجو در  Sharepoint Foundation

موتور جستجوی پیش فرض شیرپوینت است که دارای محدودیت های بسیاری است از جمله اینکه :

• فقط قابلیت فهرست کردن سایت های شیرپونتی بافارم یکسان را دارد.

• فاقد رابط کاربری قابل تنظیم است.

• امکان کانفیگ تنها در سطح Site Collection وجود دارد.

قابلیت جستجو در  Server 2010 Sharepoint

• شیر پوینت سرور ۲۰۱۰ دارای ۲ لایسنس مختلف است :

•  نسخه استاندارد(Standard)

• نسخه (Enterprise)

که هر دو دارای قابلیت های یکسان در جستجو هستند و تنها اختلاف عمده آنها ، وجود قابلیت FAST برای نسخه  Enterprise است که در ادامه به قابلیت های جستجوی پیشرفته و جستجوی سریع می پردازیم :

در شیرپوینت ۲۰۱۰ ،سایتی با عنوانSearch Center  وجود دارد که کاربران می توانند به جستجو در میان تمام محتویاتی که ایندکس شده بپردازند که در حالت پیش فرض شامل دو تب جستجوی “All Sites ” و “People” می باشد.در جستجوی پیشرفته شیرپوینت ،قابلیت جستجوی عبارات و یا فیلتر بر اساس مواردی چون زبان ،نوع نتیجه و ویژگیهای خاص وجود دارد.در جستجوی سریع (Fast)علاوه بر قابلیت هایی که در جستجوی پیشرفته شیرپوینت وجود دارد ،می توان به موارد زیر هم اشاره کرد:

• ریز عکس ها و پیش نمایش ها   :   (Thumbnails and Previews)

در کنار نتایج جستجو و یا اسنادی چون Word ،Powerpoint عکس کوچکی مشاهده می شود و بدین وسیله اطلاعات سریعتر پیدا می شود.

• جستجوی افراد-People Search

این امکان وجود دارد که افراد را براساس نام ،تخصص و یا پست سازمانی را پیدا کرد.

• جستجوی فایل ها -Files Search

این امکان وجود دارد تا کلیه فایل ها اعم از Word ، PowerPointو…و محتویات درون هریک را به منظور دسترسی به نتیجه مطلوب بررسی کند.

• Deep Refinement

در واقع ادغام مقادیر Management Property  با کل مجموعه نتایج است.بدین صورت که می توانید یک شخص را که یک سند در مورد موضوعی خاص نوشته است پیدا کنید .در حالی که در شیرپوینت ۲۰۱۰ تنها این امکان وجود دارد که کاربربتواند فیلتر های اضافی برای نتایج جستجو ایجاد نماید.

•نتایج مشابه -Similar Result

این امکان وجود دارد که در جستجو ،اسنادی شبیه جستجوی کاربر را به منظور دسترسی سریعتر به نتیجه مطلوب را نمایش دهد.

• Result Collapsing

این قابلیت به منظور جلوگیری از تکرار نتایج می باشد.بدین صورت که مثلا اسناد با مقادیر یکسانی در یک فیلد ذخیره می شوند و به عنوان یک سند در نتیجه جستجو نشان داده می شوند.حال اگر آن فیلد Managed Property  مثل عنوان ،نام نویسنده ،..باشد تمام اسنادی که عنوان یکسان و یا نام نویسنده یکسان دارد را نشان می دهد.

شیوا حافظی