امید صفوی مدیرعامل شرکت عصر ارتباطات و انتقال داده های سپاهان
امید صفوی مدیر عامل شرکت عصر ارتباطات و انتقال داده های سپاهان
در دنیای قرن ۲۱ رقابت بزرگترین چالش کسب و کارها و مدیران است. قیمت تمام شده، کیفیت محصول، خدمات مشتریان و مواردی از این قبیل همگی ارکان رقابت بین کسب و کارها است. امروزه کیفیت محصولات تولیدی بسیار به یکدیگر نزدیک شده و سازمانها صرفاً با تکیه بر مزیت کیفیت محصول نمی توانند به رقابت بپردازند. بنابراین رقابت به میدانهای جدیدی منتقل شده از جمله خدمات بهتر و کارایی بیشتر سازمانها.
آیا در سازمان شما خطا در صدور نامه ها، پیش فاکتورها، فاکتورها، طرح ها و مواردی از این قبیل به وجود می آید؟ آیا برخی کارهای ارجاع شده به افراد به علت فراموشی انجام نشده یا زمان زیادی برای انجام می برد؟ آیا هماهنگی و ارتباط افراد در پروژه ها و سازمان ضعیف است و این باعث انجام موازی کاریها و یا بروز خطاها می شود؟ آیا اطلاعات سازمان بر روی سیستم کاربران پراکنده است و به کرات با مرخصی بودن اشخاص کارها دچار اختلال می شود؟ آیا با ویروسی شدن کامپیوترها و نصب مجدد سیستم عامل گوشه ای از اطلاعات از دست می رود؟ آیا فرآیندها و گردش کارها در سازمان دارای تأخیر بوده و یا درست انجام نمی شود یا در حالت بدتر اصلاً گزارشی از چگونگی انجام آن وجود ندارد؟ آیا گزارشی واقعی از عملکرد و شاخص های سنجش نیروی انسانی در سازمان وجود ندارد؟ این موارد کم و بیش در همه سازمانها وجود دارد و سازمان های موفق تر که دارای مزیت رقابتی هستند همان هایی هستند که این مشکلات را حل کرده و یا به حداقل ممکن رسانده اند. از سالها قبل فن آوری اطلاعات به دنبال ارائه راهکاری برای پاسخگویی به نیازهای فوق بوده است، سیستمهایی از قبیل MIS,ERP,BPMS برای این منظور به وجود آمده اند که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را نیز دارند. هر کدام از این سیستمها با یک چالش بزرگ دیگر نیز روبه رو است و آن تغییرات است . مراحل طراحی، پیاده سازی و کاربری سیستم ها بسیار زمان بر و پرهزینه بوده و درست هنگامی که به بهره برداری عملیاتی وارد می شود زمانی است که نیازها تغییر کرده و فرآیند باید از ابتدا با صرف زمان و هزینه زیاد تکرار شود به همین علت این سیستمها موفقیت های بزرگ کسب نکرده اند.با این همه محصولی موجود است که زیر ساختی برای پاسخگویی به این نیازها با انعطاف بالا ایجاد می کند که با هزینه کم و قابلیت انعطاف زیاد قادر است به سرعت نیز تغییر کرده و نیازهای جدید را پوشش دهد و این محصول Share Point تولید کمپانی مایکروسافت است.اگر می خواهید اطلاعات به صورت مرکزی نگهداری شود و همیشه در دسترس باشد، طبقه بندی اطلاعات به راحتی صورت گیرد، به راحتی بتوانید بفهمید یک سند به طور مثال یک قرارداد از ابتدا تا کنون چه تغییراتی کرده و کدام فایل نسخه آخر است، اگر می خواهید اسناد توسط کسی بررسی و تأیید شود Share Point راهکار مورد نظر شما ست.ایجاد مکان مرکزی برای صدور فاکتورها، پیش فاکتورها، پیگیری پروژه ها، نگهداری اطلاعات و فایل ها همه به کمک Share Point انجام می پذیرد.اتوماتیک سازی فرآیندها و گردش کارها در سازمان، پی گیری پروژه ها و گرفتن هر نوع گزارش مورد نیاز به راحتی امکان پذیر است.البته بسیاری از سازمانها این امکانات را به کمک نرم افزارهای مختلف از جمله حسابداری، انبار داری، اتوماسیون اداری، دبیرخانه و CRM, Project Server و مواردی از این قبیل انجام می دهند که آن نیز خود مشکل بزرگتری را به وجود می آورد اولا افراد باید از نرم افزارهای مختلف استفاده کرده، آنها را یاد گرفته و دائماً بین آنها سوئیچ کنند و ثانیاً امکان گزارش گیری یکپارچه از چندین نرم افزار پراکنده یا بسیار مشکل است و یا اصلاً امکان ندارد ولی در Share Point امکان ایجاد آنها در یک محیط مجتمع که قابل استفاده به صورت یکپارچه بوده و گزارش گیری از آن نیز بسیار ساده است وجود دارد.مشخصاً می توان گفت که اگر سازمانها از این زیر ساخت به خوبی استفاده نمایند باعث مدیریت دانش، افزایش کارایی، کمک به تصمیم گیری کلان و بالاتر بردن کارایی می شود که در حقیقت همان مزیت رقابتی است.
